How to Export Microsoft Project
Projects require constant control and monitoring by a project manager. However, there are cases that happen quite often when a third party, say, a stakeholder needs to check your chart; or you need to showcase your plan and include it in your presentation; or you simply need a quick access to a printable version of your plan or use data in another tool or application, etc. In this situation, your handler is the export feature.
Let’s go further in our Microsoft Project tutorial and figure out how to export Microsoft Project data.
How to export data from Microsoft Project
There are several ways to export data from Microsoft Project. We can export to Microsoft Word, Notepad, and Excel.
Note: if you need to create a Gantt chart in MS Project, read our detailed guide.
How to export Microsoft Project to Word
Here we need to do a few simple actions which are copy and paste. In this case, we can only export data from columns, not a Gantt chart itself. For this, choose the data you need to export and simply click Copy.
After that, go to your Word document and do a paste. In Microsoft Word, your data from Microsoft Project will have the same style and indentation of the table.
Note that you have three options to paste data:
- Keeping source formatting – it will look like in the Microsoft project.
- Merging formatting – the table will get the Word style.
- Keeping text only – you will paste only text and it will look like data in Notepad. We will review it a little bit later.
Also, you can choose “Paste special”. In the window, you will get the alternative ways to export data. Among all these alternative ways, there is one pretty interesting. It is called “Paste link”. If you choose it, all the changes that you will do in the original project in MS Project will be automatically reflected in your Word document. In other words, the “Paste link” feature creates a dynamic link to source data.
Note: if you need to create a Gantt chart in Word, read our detailed guide.
How to Export Microsoft Project to Notepad
Do the same actions as in the case with Word. Select required project data in Microsoft Project, copy it, go to Notepad, and paste it. But in this case, all your data will have no structure, formatting, and other styling features.
How to export Microsoft Project to Excel
Now we will figure out how to export Microsoft Project to Excel. For this, follow the steps.
- File → Export → Save Project as File → Microsoft Workbook → Save As → name your file and choose Save. After that, you will see the Export Wizard where you will need to choose required options.
Note: if you need to create a Gantt chart in Excel, read our detailed guide.
How to export Microsoft Project to GanttPRO
Would you like to manage your projects in MS Project alternatives? Your choice may be GanttPRO online Gantt chart creator. This is a nice Gantt chart tool with an intuitive interface where it is so easy to work with projects.
To export your MS Project file to GanttPRO online MPP viewer, do these quick steps:
- Go to All projects → Create new project → Import → Drag & drop your mpp file or select from your PC to upload. That’s it!
From it, you can already export the project to pdf, png, excel formats.
Choose a format and orientation, use filters and zoom, and enable columns you want to include in your downloadable project.
Be sure you export what you need. GanttPRO shows your project before you click the Export button.
This advanced export is the perfect way to download your project with lots of options.
For an easier start, watch this video.
GanttPRO offers a 14-day free trial for you to try all the features of the Gantt chart software.
Any questions about GanttPRO? Email at [email protected] or ask in the Live Chat. You can also book a GanttPRO demo.
Экспорт данных с MS Project Pro в MS Excel
Видео материала «Экспорт данных с MS Project Pro в MS Excel»
Как экспортировать данные проекта с MS Project Pro в MS Excel
Ниже приведенная информация является справочным материалом. Подробнее о данном материале и его практическом применении вы можете узнать, просмотрев видео.
Содержание:
Экспорт данных с MS Project Pro в MS Excel
MS Project Pro позволяет экспортировать данные в MS Excel. Для экспорта данных:
1. Перейдите в пункт меню "Файл" пункт "Экспорт".
2. Выбрать пунтк "Сохранть проект как файл" и выбрать формат после чего нажать на кнопку "Сохранить".
3. Выбрать место на диске куда записать экспортируем файл.
4. Выбрать тип экспорта. Вы можете выбрать стандартный экспорт это пункт "Шаблон проекта (Excel)". Для выбора данных для экспорта — пункт "Выбранные данные".
5. Далее Вы можете создасть или выбрать схему экспорта. Для выбора существующих схем выберите пункт "Использовать существующую схему". Или создасть новую схему выбрав пункт "Создать новыую схему".
6. Выберите схему и нажмите на кнопку "Далее"
7. Выберите тип данны MS Project Pro это могут быть: задачи, ресурсы или назначения. Кроме этого можете выбрать экспорт заголовок и обязательная выбрузка назначений. Для этого установите соотвествующие пункты.
9. Укажите название закладки в странице MS Excel. Если нужно выберите фильтер MS Project Pro для выбранных данных. Укажите в какие поля MS Excel выгружать поля MS Project Pro. Вы можете выгрузить данные с уже существующей таблицы (кнопка "На основе таблицы. ").
Экспорт из project в excel
Project поддерживает копирование и вставку информации из программы и обратно. Мы покажем вам на примере, как скопировать табличные данные из Project и вставить их в Excel и Word.
Для начала мы скопируем названия, длительности и даты начала и окончания нескольких задач из Project в Word.
1. В таблице Ввод (Entry) с левой стороны представления Диаграмма Ганта (Gantt Chart) выделим фрагмент данных.
2. На вкладке Задача (Task) в группе Буфер обмена (Clipboard) щелкнем на кнопке Копировать (Copy).
Project скопирует выбранный диапазон в Буфер обмена (Clipboard).
3. Запустим Word, создадим новый документ, а затем вставим в него содержимое буфера обмена.
При вставке данных в Word была создана отформатированная таблица. Заголовки столбцов из Project включены в таблицу, а также сохранены отношения между суммарными задачами и подзадачами.
Далее мы вставим табличные данные из Project в приложение для работы с электронными таблицами.
4. Запустим Excel и создадим новый документ.
5. Переключимся обратно к Project.
6. На вкладке Вид (View) в группе Представления ресурсов (Resource View) щелкнем на кнопке Лист ресурсов (Resource Sheet).
7. На вкладке Вид (View) в группе Данные (Data) щелкнем на кнопке Таблицы (Tables) и выберем таблицу Затраты (Cost).
Информацию о затратах ресурсов нужно вставить в Excel.
8. Щелкнем на кнопке Выделить все (Select All) в верхнем левом углу таблицы Затраты (Cost).
Project выделит всю таблицу, но скопированы будут только ячейки со значениями.
9. На вкладке Задача (Task) в группе Буфер обмена (Clipboard) щелкнем на кнопке Копировать (Copy).
Project скопирует выбранный диапазон в Буфер обмена.
10. Переключимся в Excel и вставим содержимое буфера обмена в новый документ.
Как и в случае с Word, в Excel были вставлены заголовки столбцов, и значениям в ячейках присвоены нужные типы данных.
На этом примере вы увидели, как табличные данные из Project вставляются в Word и Excel с сохранением форматирования и структуры. Однако так бывает не со всеми приложениями. Например, если бы данные вставлялись в Блокнот (Notepad), то мы бы получили разделенные символами табуляции данные без заголовков столбцов.
Любую таблицу из MS Project можно экспортировать в MS Excel. Для этого надо сначала установить настройку безопасности, позволяющую открывать и сохранять в программе файлы других форматов.
Для экспорта надо настроить существующую таблицу или, что предпочтительней, создать новую таблицу, если данные регулярно будут отправляться в MS Excel.
Далее следует выбрать команду Файл – Сохранить как. В окне сохранения документа изменить тип файла на Книга Excel, указать место для сохранения файла (диск, папку), имя файла и нажать кнопку Сохранить.
В окне Мастер экспорта нажать кнопку Далее, на следующем шаге оставить вариант по умолчанию Выбранные данные и снова нажать кнопку Далее.
При первом случае экспорта на шаге Схема оставляем вариант Создать новую схему, при повторной аналогичной выгрузке – Использовать существующую схему
На шаге Параметры схемы выбираем данные для выгрузки, определяем, нужно ли в Excel выгружать заголовки столбцов, в случае выгрузки задач – надо ли выгружать и назначения, и нажать Далее
Самый важный шаг – Сопоставление. В зависимости от флажков на предыдущем шаге сопоставление надо будет сделать для задач, ресурсов и назначений. На этом шаге мы укажем название листа книги Excel для таблицы с выгруженными данными, фильтр выгрузки.
В таблице на этом шаге можно по одному определить столбцы таблиц Project для выгрузки, для столбца задать новое название для Excel. А можно, нажав кнопку На основе таблицы, выбрать готовую таблицу Project целиком. Лишние столбцы можно удалить кнопкой Удалить строку.
Кнопкой Далее переходим на шаг Конец определения схемы, на котором можно сохранить схему для последующего использования (кнопка Сохранить схему) и нажать Готово.
В результате этого алгоритма в заданной папке появится файл Excel с выгруженными данными. В случае выгрузки и задач, и ресурсов, и назначений они будут размещаться на разных листах книги Excel.
В Project есть множество встроенных отчетов, с помощью которых можно представлять заинтересованным лицам всевозможные данные проекта. Вы также можете экспортировать данные проекта в Excel для углубленного анализа и создания визуальных отчетов. В Excel можно сделать отчеты более наглядными с помощью отчетов сводных таблиц, диаграмм и многих других функций.
Чтобы данные проекта были правильно представлены в Excel, нужно настроить их сопоставление, но мастер экспорта поможет вам в этом.
Выберите пункты Файл > Экспорт > Сохранить проект как файл и в разделе Другие типы файлов дважды щелкните элемент Книга Microsoft Excel.
(В Project 2010 выберите пункты Файл > Сохранить как, а в поле Тип файла выберите пункт Книга Excel.)
В диалоговом окне Сохранение документа выберите место, где нужно сохранить книгу.
Введите нужное имя в поле Имя файла и нажмите кнопку Сохранить.
Откроется мастер экспорта.
Нажмите кнопку Далее, чтобы приступить к работе.
В окне Данные выберите Выбранные данные, если это еще не сделано.
В окне Схема выберите Новая схема, чтобы создать собственные параметры для сопоставления данных из полей Project с соответствующими полями Excel.
Чтобы применить готовую или ранее созданную схему, выберите Использовать существующую схему , а затем выберите нужную схему.
На шаге Параметры схемы выберите типы данных, которые вы экспортируете, и нужные параметры.
На шагах Сопоставление задач, Сопоставление ресурсов и Сопоставление назначений откорректируйте параметры, заданные приложением Project автоматически, и введите новые поля сопоставления.
В столбце Из: введите или выберите поле Project и нажмите ВВОД.
Воспользуйтесь кнопками под таблицей сопоставлений, чтобы вставить или удалить строки, или примените для сопоставления таблицу Project.
Если нужно расположить поля в другом порядке, используйте кнопки перемещения.
В разделе Образец проверьте макет схемы экспорта.
Если нужно, выберите фильтр в поле Фильтр экспорта.
Нажмите кнопку Далее.
На этапе Конец определения схемы нажмите кнопку Сохранить схему, если вы хотите пользоваться этой схемой в будущем, и введите имя в поле Имя схемы. Новая схема будет добавлена в список готовых схем.
Нажмите кнопку Готово.
Чтобы просмотреть экспортированные данные проекта, откройте книгу в Excel.
Работа с данными проекта в Excel
Открыв созданную книгу в Excel, вы можете обнаружить, что некоторые данные выглядят не совсем так, как ожидалось. Ничего страшного! В Excel вы можете быстро исправить столбцы данных, используя мгновенное заполнение, например, чтобы заменить числа датами или текст числами.
После этого вы можете проанализировать и отформатировать данные, чтобы создать наглядные отчеты.
Name already in use
If nothing happens, download GitHub Desktop and try again.
Launching GitHub Desktop
If nothing happens, download GitHub Desktop and try again.
Launching Xcode
If nothing happens, download Xcode and try again.
Launching Visual Studio Code
Your codespace will open once ready.
There was a problem preparing your codespace, please try again.
Latest commit
Git stats
Files
Failed to load latest commit information.
README.md
MS Visual Basic module to export tasks, Gantt chart and resources list from MS Project to MS Excel. Instant use. No setup required. 100% MS Project VBA.
Features:
- Versatile
- Exports all commonly used fields
- Automated nice Gantt-chart in Excel with color and border emphasizing
- Tolerant to blank fields
- Eight-level’s row grouping (MS Excel maximum) with different fonts
- Support unlimited levels of indented tasks in MS Project
- Automatically indents subtasks and do grouping
- Gantt chart is created at right site of the sheet
- Download and open ‘Empty_MS_Project_with_macros.mpp’
- Allow Visual Basic macros when asked
- Open project file you want to import
- While in your project file, choose the View tab, click Macros
- Choose ‘ExportExcel’
- Click ‘Run’
Exports task filelds:
- №
- Unique task ID
- Task name
- Task start date
- Task end datae
- Duration
- Resource names
- Task predecessors
- % complete
Exports those resource list fields:
- №
- ID
- Code
- Name
- Initials
- Group
- Base
- Calendar
- Booking Type
- Address
- Standard Rate
- Overtime Rate
- Peak
- Max Units
- Type
- Cost
- Cost Per Use
- Overtime Cost
Examples:
1.1. Project file:
1.2. Excel file:
2.1. Project file:
2.2. Excel file:
3.1. Project file:
3.2. Excel file:
- Created for MS Project 2019 Professional.
- If errors found — please write me or do your branch and correct.
- Support all languages.
- Dates are formatted using system locale settings.
If you want to use it in another project:
- Launch MS Project
- On the View tab, click Macros, and then click Visual Basic
- In ProjectGlobal right-click in Modules
- Click ‘Import file’ and choose ‘ExportExcel.bas’
- ‘ExportExcel’ module should appear in modules
This module is provided ‘as-is’ and comes with no warranty. If any error or comment — feel free to write.
About
Export tasks, Gantt chart and resources from MS Project to MS Excel. No additional software or installation required. Using build-in MS Project features (VBA).