Как создать шаблон документа в 1с документооборот

Создание шаблона документа в 1С:Документооборот

В программе «1С:Документооборот» предусмотрена возможность настройки шаблонов документов. Данный функционал унифицирует создаваемые на предприятии документы и снижает трудозатраты на их подготовку. Также для внутренних и исходящих документов можно настроить автозаполнение шаблонов файлов.

Содержание :

1. Настройка использования автозаполнения шаблонов файлов;

2. Создание и настройка шаблона документа;

3. Настройка правил автозаполнения шаблонов файлов;

4. Работа шаблонов файлов с функцией автозаполнения.

Настройка использования автозаполнения шаблонов файлов

Для использования автозаполнения шаблонов файлов перейдите на вкладку меню «Настройка и администрирование» и выберите раздел «Настройка программы» :

В открывшейся форме «Настройка программы» перейдите в раздел «Работа с файлами» :

Далее установите флаг-галку «Использовать автозаполнение шаблонов файлов» :

Создание и настройка шаблона документа

Настроить шаблон можно как при создании нового вида документа, так и для существующего в системе.

Для создания и настройки шаблона документа, перейдите на вкладку меню «Нормативно-справочная информация» и выберите раздел «Виды документов» :

В справочнике «Виды документов» выберите необходимый вид документа:

И нажмите на кнопку «Создать» :

В открывшемся окне создания нового вида документа, заполните обязательным для заполнения поле «Наименование» и выберите необходимые настройки для документа. Реквизитный состав документа будет зависеть от выбранных настроек:

Далее перейдите на вкладку «Шаблон документа» в карточке вида документа:

На вкладке «Настройки» установите необходимые настройки на запрет изменения данных в карточке документа:

· Запрещать изменять реквизиты из шаблона;

· Запрещать редактировать файлы;

· Запрещать удалять файлы.

К виду документа можно добавить несколько шаблонов:

Если шаблонов несколько, то доступ к ним можно разграничить. При настройке нескольких шаблонов, перейдите в один из шаблонов и нажмите на гиперссылку «Доступен всем» , где в табличной части подберите участников рабочей группы, имеющих право на использование данного шаблона:

На вкладке «Реквизиты документа» заполните необходимые поля. Заполненные поля будут автоматически попадать в карточку документа при его создании:

На вкладке « Файлы» нажмите на кнопку «Добавить» и добавьте текстовый документ MS Word, далее перейдите по гиперссылке «Не настроено» :

В открывшемся окне «Настройка заполнения файла «Наименование вида документа» (создание)» выберите реквизиты, которые необходимы для автозаполнения файла документа и нажмите на кнопку «Готово» :

Далее автоматически откроется на редактирование текстовый документ MS Word с реквизитами, которые были выбраны в настройках заполнения файла. Перенесите реквизиты, выделенные серым цветом, в необходимое место в файле.

Затем завершите работу с текстовым документом, а на вкладке «Файлы» шаблона документа нажмите на кнопку «Закончить» . Для сохранения карточки документа нажмите на кнопку «Записать» или «Записать и закрыть» :

Настройка правил автозаполнения шаблонов файлов

Для настройки правил автозаполнения шаблонов файлов перейдите в меню «Нормативно-справочная информация» нажмите на кнопку «Настройки» и выберите пункт «Настройка навигации» :

В открывшемся окне «Настройка панели навигации» в левой табличной части раскройте группу «Обычное» и выберите раздел «Настройки заполнения файлов» , далее нажмите на кнопку «Добавить» для перемещения раздела в правую табличную часть, далее нажмите на кнопку «ОК» :

В меню «Нормативно-справочная информация» перейдите в раздел «Настройки заполнения файлов» :

В списке «Настройки заполнения файлов» двойным щелчком левой кнопки мыши выберите необходимый шаблон:

В открывшемся окне «Настройка заполнения файла «Наименование файла»» отображаются реквизиты автозаполнения, которые ранее были настроены в шаблоне файла документа. Для настройки нового правила нажмите на кнопку «Добавить» , а для изменения «Изменить» :

В открывшемся окне «Настройка замены» для изменения настроенного правила в поле «Поле в файле» выберите поле, которое необходимо заменить в файле, а в пункте «На значение реквизита» или «Скрипт» замените на новый реквизит, для сохранения изменений нажмите на кнопку «Записать и закрыть» :

Работа шаблонов файлов с функцией автозаполнения

Для проверки корректной работы шаблона файла с автозаполнением необходимо создать новый документ по подготовленному заранее шаблону. Перейдите в меню «Документы и файлы» и выберите в разделе «Создать» подраздел:

1. Документ внутренний;

2. Документ исходящий.

Из предложенного перечня видов документов, выберите необходимый и нажмите на кнопку «Создать» :

На вкладке «Реквизиты» заполните необходимые поля:

На вкладке «Обзор » откройте для просмотра файл нажатием на него двойным щелчком левой кнопки мыши:

При открытии текстового файла, все настроенные поля, автоматически заполняются заполненными реквизитами карточки документа:

Если происходили изменения реквизитов карточки документа, необходимо обновить автозаполняемость документа. Для этого нажмите правкой кнопкой мыши на файл в карточке документа и, в выпадающем списке, выберите пункт «Заполнить файл данными докумен та » :

Как создать шаблон документа в 1с документооборот

• изменение реквизитов, заполненных в шаблоне;
• редактирование вложенных файлов;
• удаление вложенных файлов.

• подготовка договора;
• согласование договора;
• контроль возврата переданных экземпляров;
• учет сопроводительных документов;
• учет срока действия;
• исполнение обязательств;
• расторжение.

• продлевает договоры при необходимости;
• отслеживает передачу документа контрагенту на подпись;
• контролирует сроки договоров и этапов.

• планирование — для составления плана проекта;
• отправка на выполнение — для своевременной отправки проектных задач на выполнение;
• контроль выполнения — для контроля выполнения проектных задач;
• анализ трудозатрат — для анализа плановых и фактических трудозатрат;
• полный — режим выводит полный набор колонок в списке;
• диаграмма Ганта — графическое представление плана проекта.

• черновики;
• согласованные материалы;
• скан-копии подписанных оригиналов;
• вспомогательные файлы.

• подготовить шаблоны файлов для всех видов договоров, которые используются на предприятии;
• настроить правила автозаполнения для всех созданных шаблонов файлов;
• подготовить шаблоны внутренних документов, приложив к ним созданные шаблоны файлов.

• при заключении дополнительного соглашения с новым сроком действия;
• при досрочном расторжении договора;
• при автоматическом продлении договора.

Рис.1 Настройка программы-Работа с файлами
Рис.2 Работа с файлами

Рис.3 Использовать автозаполнение шаблонов файлов

Рис.4 Документы и файлы-Файлы

Рис.5 Создание файла

Рис.6 Пример шаблона договора

Рис.7 Имя шаблона

Рис.8 Шаблон файла в списке

Рис.9 Открыть карточку

Рис.10 Виды документов

Рис.11 Создание нового вида документа

Рис.12 Вид внутреннего документа

Рис.13 Дополнительные реквизиты

Рис.14 Дополнительные значения

Рис.15 Порядок нумерации документа

• Запретить редактировать реквизиты;
• Запретить редактировать файлы;
• Запретить удалять присоединенные файлы.

Рис.16 Ограничение круга пользователей

Рис.17 Реквизиты документа

Рис.18 Файл шаблона

Рис.19 Настройка заполнения шаблона

Рис.20 Текст документа
Рис.21 Виды документов

Как создать шаблон документа в 1с документооборот

Рис.1 Настройка программы-Работа с файлами
Рис.2 Работа с файлами

Рис.3 Использовать автозаполнение шаблонов файлов

Рис.4 Документы и файлы-Файлы

Рис.5 Создание файла

Рис.6 Пример шаблона договора

Рис.7 Имя шаблона

Рис.8 Шаблон файла в списке

Рис.9 Открыть карточку

Рис.10 Виды документов

Рис.11 Создание нового вида документа

Рис.12 Вид внутреннего документа

Рис.13 Дополнительные реквизиты

Рис.14 Дополнительные значения

Рис.15 Порядок нумерации документа

• Запретить редактировать реквизиты;
• Запретить редактировать файлы;
• Запретить удалять присоединенные файлы.

Рис.16 Ограничение круга пользователей

Рис.17 Реквизиты документа

Рис.18 Файл шаблона

Рис.19 Настройка заполнения шаблона

Рис.20 Текст документа
Рис.21 Виды документов

1С:Документооборот 8. Краткое описание

Более подробное описание этого прикладного решения, предназначенного для автоматизации делопроизводства и документооборота коммерческих предприятий можно посмотреть на диске ИТС https://its.1c.ru/db/doccorp21#content:759:hdoc

Часто задаваемые вопросы можно также посмотреть по ссылке http://v8.1c.ru/doc8/faq.htm

На мой взгляд, это не сложная конфигурация. Здесь работается только со справочниками и регистрами сведений. Дерево метаданных конфигурации содержит около 105 справочников, около 150 регистров сведений, а всего 7 документов и один регистр накопления оборотов для учета рабочего времени пользователей. Любая конфигурация из линейки ERP решений ( УТ 11,, ЗУП 3.0, БП 3., КА 2.0 и т. д) на порядок сложнее.

Отметим, что в терминологии 1С документооборот форма справочника называется карточка, а некоторые справочники – документы

В этой статье я рассматриваю работу с функционалами подсистем НСИ и Учет времени , Документы и файлы, Настройка и администрирование , ( См рис 1).

Рис 1 Подсистемы конфигурации 1С:Документооборот КОРП. Ред. 2.1

1. Объекты подсистемы ( раздела) НСИ

Из всех объектов раздела Нормативно- справочной информации (НСИ) , показанных на рис 2 интерес представляют по своей функциональности следующие объекты:

• Справочники видов документов (внутренние, входящие и Исходящие) – Они определяют правила формирования регистрационного номера документов, нормативный срок их исполнения и набор дополнительных реквизитов и свойств.
• Справочники шаблонов документов ( внутренние, входящие и Исходящие). Эти справочники в явном виде недоступны в разделе.Они связанные со справочниками видов документов и редактируются из формы справочника соответствующего вида документа. В комплект входит 62 шаблонов, соответствующих требованиям ГОСТов)
• Справочник Нумераторы –Предназначен для настройки правил формирования регистрационных номеров у входящих, исходящих и внутренних документов.
  Представляет также интерес следующие регистры сведения
• Справочник Инструкции для сотрудников – это готовые руководства к действию по решению типовых задач для пользователей «1С:Документооборота 8». В комплект поставки уже входит 55 шаблонов типовых инструкций, которые можно редактировать, адаптировать под специфику предприятия и использовать как основу для создания новых материалов.
• Регистр сведения Индексы Нумерации – Индекс представляет собой произвольную цифро-буквенную строку размером до 5-ти символом. Значение индекса будет добавляться к номеру документа. Индексы нумерации используются нумераторами при формировании регистрационных номеров для входящих, исходящих и внутренних документов, а также контрагентов, организации и подразделений, вопросов деятельности.
• Регистр сведения Настройки связей – Предназначен для установки связи определенные типы связи в документах.

2. Объекты раздела Документы и файлы

Объекты раздела этого раздела ( Рис 3), функциональность которых представляют для меня интерес таковы :

• З Справочника документов (внутренние, входящие и Исходящие) – Это основные справочники конфигурации, предназначенные для учета официальной корреспонденции внутренних, входящих и исходящих документов соответственно. Эти справочники не иерархические, а для представления иерархию справочника внутренних документов создан специальный справочник папки внутренних документов.
• Справочник Папки внутренних документов – Этот справочник в явном виде недоступен в разделе. Он связан со справочником внутренних документов и редактируется в форме списка справочника внутренних документов. (команда “Все действия – Использовать иерархию“) . Разработчики решили, что для упорядочивания справочника внутренних документов лучше использовать отдельный справочник папок, чем использовать иерархию самого справочника.
• Папки внутренних документов служат для данных и ограничения прав доступа к ним. Для создания структуры папок следует открыть список внутренних документов и установить использование иерархии
• СправочникФайлы – Стандартный справочники из библиотеки БСП для работы с реквизитами файла (автор, название, описание и т.д.) используется карточка (“Открыть карточку”), а для работы с самим файлом – соответствующее приложение, установленное на компьютере. При редактировании файла его предыдущая версия автоматически сохраняется в информационной базе.
• СправочникКонтрагенты – Предназначен для учета юридических и физических лиц, с которыми Ваша организация обменивается документами. Сведения из этого справочника используются, например, при регистрации входящих и исходящих документов.
• Справочник Инструкции – Инструкции для сотрудников – это готовые руководства к действию по решению типовых задач для пользователей «1С:Документооборота 8».

В комплект поставки уже входит 55 шаблонов типовых инструкций, которые можно редактировать, адаптировать под специфику предприятия и использовать как основу для создания новых материалов. Например, при открытии карточки внутреннего документа можно узнать о том, когда используется выбранный документ и как его составить. При создании процесса программа подскажет, как правильно сформулировать его название, как изложить текст, напомнит о необходимости указать срок. Инструкции помогают выработать единый стандарт работы с документами в организации.

3. Обработка Установка типовой методики документооборота

Из всех обработок подсистемы Настройка и администрирование интерес представляет обработка Установка типовой методики документооборота. Все остальные остальные являются стандартными из БСП ( Библиотека стандартных подсистем) .

Обработка рекомендуется запускать в пустую базу для ее наполнения. При установке в заполненную базу уже имеющиеся данные будут дополнены новыми. Данная обработка ускоряет процесс настройки базы данных. По данным партнеров фирмы «1С» , в среднем настройка и наполнение информационной базы на внедрении требуют 100 часов работы квалифицированного специалиста . Благодаря запуска этой обработки самостоятельно организовать документооборот предприятия с нуля и тут же приступить к работе.

Описание загружаемых данных в информационную базу при запуске обработки можно посмотреть в документации , например, структура предприятия, справочники попок, ролей и рабочих групп с настроенными правами доступа, 62 шаблонов документов, соответствующим требованиям ГОСТов и т. д

4 . Порядок работы с документами

Для того, чтобы создать новый документ ( входящий или исходящий или внутренний) нужно выбрать в разделе “Документы и файлы” ( см рис.3) соответствующую команду из группы Создать, выбрать нужный вид документа , заполнить форму ( карточку ), присоединить файлы на закладке Файлы или использовать кнопку Добавить файл), а затем сохранить и зарегистрировать документ ( сгенерировать регистрационный номер).

При регистрации документа программа анализирует его реквизиты и ищет подходящую настройку нумерации. Если настройка не найдена, то выдается сообщение об ошибке. Тогда следует создать ее вышеуказанным способом. Если найдено несколько подходящих настроек, то применяется та, которая подходит по наибольшему числу измерений. Если программа нашла несколько настроек, подходящих по одинаковому количеству измерений, выдается сообщение об ошибке.

4.1 Виды документов

Вид документа – это реквизит, который по умолчанию является обязательным при регистрации любого входящего, исходящего или внутреннего документа. Виды используются:

• для генерации регистрационных номеров,
• ограничения доступа к документам,
• настройки дополнительных реквизитов документов,
• назначения шаблонов процессов (видам документов).

Деление видов документов на входящие, исходящие и внутренние весьма условно. Согласно типовой методике документооборота Внутренними документами являются акты, договоры, соглашения, заявления, приказы, жалобы и т д. Хотя. могут быть также входящие заявления и коммерческие приложения.

4.2. Настройка вида документа

Установка настроек вида документа выполняется на закладке Вид документа – Настройки карточки вида документа. В справочной информации можно прочитать описание общих настроек для всех видов документов на примере видов внутренних документов.

Рис 4 Закладка Настройка формы справочника ( карточка) вида документа

Особое внимание имеет параметр Является договором – настройка означает, что документы этого вида являются договорами и при установке этой настройки автоматически устанавливаются без возможности отключения другие настройки, как показано на рис. 4

4.3. Настройка нумерации документов

Настройки нумерации определяют правила формирования регистрационного номера входящих, исходящих и внутренних документов. Нумератор привязывается к одному или нескольким видам документов и предусматривает гибкие настройки формата регистрационного номера. Формат номера и другие настройки нумераторов определяются правилами делопроизводства, принятыми на предприятии.

Для создания и настройки правил формирования нумераторов предусмотрен справочник Нумераторы . Справочник открывается по одноименной команде в меню раздела Нормативно-справочная информация ((см рис 5)

Рис 5 Форма элемента справочника Нумераторы

На закладке Формат номера можно выбрать одно или несколько служебных полей для отображения. Формат регистрационного номера может включать в себя различные служебные поля, отмеченные квадратными скобками, и разделители (например, тире, косая черта). Если разделитель помещен в квадратные скобки, внутри которых указано служебное поле, то он будет добавлен к номеру только в том случае, если будет добавлено служебное поле.

После создания и установки формата нумератора необходимо привязать его к одному или нескольким видам документов. Это можно сделать как в карточке нумератора (на закладке Действует для ( рис 5 ), так и в карточке вида документа на закладке Нумерация ( рис 4) .

Для одного вида документа можно указать независимую нумерацию на закладке независимая нумерация по следующим по разрезам как показано на рис 6

Рис 6 Настройка независимой нумерации

Независимая нумерация по организации позволит документам вида, которому назначен этот нумератор, иметь регистрационный номер одного формата, но с индивидуальной нумерацией по каждой организации.

4.3.1 Независимая нумерация по связанному документу

Этот функционал имеет очень практическое применение. Независимая нумерация по связанному документу необходима, например, если в программе регистрируется договор, а затем несколько Дополнительные соглашения или акты к нему и нужно, чтобы доп соглашения или акты имели нарастающую нумерацию в пределах этого договора.

Для установки нумерации по связанному документу необходимо:

1. Открыть карточку нумератора на закладке Независимая нумерация .
2. Выбрать разрез По связанному документу .
3. В открывшемся окне выбора типа связи указать или создать необходимый тип связи. Например, если нумератор настраивается для вида документа Акта на оказание услуг , который должен иметь нумерацию договора, необходимо выбрать тип связи Относится к договору .

4.4. Настройка шаблонов документов

При создании документа в программе предусмотрена возможность автоматически заполнить его реквизитами и присоединить файлы по заранее настроенному шаблону.

При создании вида документа удобно сразу добавить к нему шаблон документа и настроить автоматическое заполнение файлов. Эти настройки доступны в карточке вида документа на закладке Шаблон документа ( см рис 8)

Накладке Реквизиты документа можно создавать наименование документа по шаблону

Рис 8 Создание шаблона наименования документа

При изменении реквизита, участвующего в шаблоне наименования, он автоматически изменится в наименовании документа. Например, измененный регистрационный номер документа автоматически изменится и в наименовании.

Настройка автозаполнения шаблона выполняется в карточке вида документа на закладке Шаблон документа – Файлы по ссылкам Не настроено или Открыть .

Рис 9 Настройка автоматического заполнения файла

При настройке автоматического заполнения шаблонов файлов формата Doc , Docx , Dot , Dotх в открывшейся карточке достаточно отметить нужные поля на закладке Реквизиты , и программа автоматически создаст их в файле.

Рис 10 Выбор реквизитов для автоматического заполнения файла

Помимо основных и дополнительных реквизитов для замены можно указать любые другие данные. Для этого на закладке Скрипты указываются выражения на встроенном языке, на результаты которых будут заменены выбранные поля файла.

Рис 11 Настройка скриптов для автозаполнения файла

Обратите внимание на некоторые особенности настройки скриптов:

• Выражение обязательно должно присваивать значение переменной РезультатОбработки. В противном случае результат его выполнения не будет вставлен в файл.
• Для автозаполнения ФИО пользователей в шаблоне необходимо выбрать реквизит ПредставлениеВДокументах. Если заполнения реквизита ПредставлениеВДокументах не произошло, необходимо проверить, заполнено ли соответствующее поле в карточке пользователя.

Приведем еще несколько примеров выражений на встроенном языке для настройки скриптов.

Для заполнения должности контактного лица получателя:

Для заполнения почтового адреса контрагента-получателя:

Для склонения автозаполняемых ФИО можно обратиться к функции Просклонять.
Функция Просклонять расположена в модуле СклонениеПредставленийОбъектов и для работы использует подключение к внешней библиотеке namedecl.dll.

При этом результат скрипт будет выглядеть следующим образом:

Рис 12 Выражение для склонения ФИО пользователя

4. 5 Настройка учета сторон и учета внутренних документов по контрагентам

В программе есть возможность вести учет внутренних документов по контрагентам или вести учет сторон. Для этого в карточке вида внутреннего документа предусмотрены взаимоисключающие настройки Вести учет по контрагентам и Вести учет сторон .

Вести учет по контрагентам – если настройка включена, то в реквизитах карточки документа можно указать одного или нескольких контрагентов. Для этого в карточке документа этого вида появятся поля Контрагент (обязательное для заполнения), Контактное лицо контрагента , Подписал