Как в outlook сделать группу контактов

Как создать группу контактов (список рассылки) в Outlook

Отправьте одно электронное сообщение нескольким людям и сэкономьте время

Outlook использует группы контактов для хранения членов списка рассылки. После создания группы контактов и добавления контактов создайте одно сообщение электронной почты и направьте его в группу контактов. Таким образом, все в списке рассылки получают одно и то же сообщение, и вы экономите время.

Инструкции в этой статье применяются к Outlook 2019, Outlook 2016, Outlook 2013, Outlook 2010 и Outlook для Office 365.

Как настроить список рассылки в Outlook

Чтобы создать группу контактов в Outlook, создайте список и выберите, где его хранить. Вот как:

Перейдите на вкладку Главная и выберите Новые элементы .

Выберите Дополнительные элементы > Группа контактов . Или нажмите Ctrl + Shift + L .

В окне Группа контактов поместите курсор в текстовое поле Имя и введите имя для списка рассылки.

Чтобы отправить электронное письмо в список рассылки, введите имя списка в текстовое поле Кому окна нового сообщения.

Оставьте окно Контактная группа открытым.

Добавить участников в группу контактов Outlook

После создания и сохранения группы добавьте контакты в список рассылки.

Чтобы добавить контакты в группу контактов:

В окне Группа контактов перейдите на вкладку Группа контактов .

Выберите Добавить участников > Из контактов Outlook .

В диалоговом окне Выберите участников: контакты выберите контакт и выберите Участники , чтобы добавить этот контакт в список рассылки.

Если контакт отсутствует в списке, выполните поиск контакта по имени или адресу электронной почты. Если вы по-прежнему не можете найти контакт, выберите стрелку раскрывающегося списка Адресная книга и выберите другой список.

Повторите шаг 3 для каждого из контактов, которые вы хотите добавить в список рассылки.

Выберите ОК .

В окне Группа контактов выберите Сохранить и закрыть .

Создать новый контакт в списке рассылки

Чтобы добавить получателей, которых нет в вашей адресной книге Outlook, в группу контактов:

Перейдите в Outlook Люди и дважды щелкните список рассылки.

В окне Группа контактов перейдите на вкладку Группа контактов и выберите Добавить участников > Новый контакт электронной почты . ,

В текстовом поле Отображаемое имя введите имя для контакта.

Если вы не знаете имя контакта, введите его адрес электронной почты или введите псевдоним.

В текстовом поле Адрес электронной почты введите адрес электронной почты нового контакта.

Если вы не хотите добавлять нового участника в адресную книгу, снимите флажок Добавить в контакты .

Выберите OK .

В окне Группа контактов выберите Сохранить и закрыть , чтобы сохранить изменения в списке рассылки.

Как поделиться контактной группой в Outlook

Есть ли другие люди, которым было бы полезно, если бы у них был ваш список рассылки? Вместо того, чтобы создавать с нуля одну и ту же группу контактов, поделитесь с ними группой контактов. Это так же просто, как отправка вложения электронной почты.

Чтобы поделиться контактной группой:

Перейдите на страницу Outlook People .

Дважды щелкните группу рассылки, которой вы хотите поделиться.

В окне Группа контактов перейдите на вкладку Группа контактов и выберите Группа пересылки > В качестве контакта Outlook .

Выберите В интернет-формате (vCard) , чтобы прикрепить текстовый файл, содержащий имена и адреса членов группы.

Отправьте сообщение человеку, которому вы хотите получить список рассылки.

Выберите Отправить .

Импортируйте контактную группу Outlook, которой вы поделились с вами по электронной почте

Если кто-то создал список рассылки в Outlook и отправил его вам по электронной почте в виде файла контактов Outlook, импортируйте список в свою адресную книгу и используйте как свой собственный.

Откройте сообщение, которое содержит прикрепленный файл контактов Outlook для группы.

Выберите стрелку раскрывающегося списка вложений.

Выберите Открыть .

В окне Группа контактов перейдите в Файл > Информация .

Выберите Переместить в папку > Копировать в папку .

В диалоговом окне Копировать элемент в выберите папку Контакты .

Выберите ОК .

С вашим списком рассылки на месте и готов, вы можете начать отправлять сообщения своим членам.

Если вы хотите больше контролировать свои списки рассылки, используйте категории контактов для формирования элегантных списков рассылки.

Как в outlook сделать группу контактов

Создание, редактирование, использование и совместное использование группы контактов в Outlook

В учебном пособии рассматриваются проблемы, с которыми вы можете столкнуться в Outlook при использовании контактной группы, ранее называвшейся «списком рассылки». В нем обобщены наиболее распространенные и удобные решения. Щелкните решения, перечисленные ниже, чтобы перейти к соответствующим инструкциям.

Создайте группу контактов из контактов Outlook или адресной книги
Создайте группу контактов из данных в Excel, Word или других приложениях
Создайте группу контактов для получателей или отправителей в своем почтовом ящике

Добавление или удаление участников из контактной группы
Разделить группу контактов в Outlook
- Вылил контактную группу в аутлуке копированием и удалением
- Легко разделите группу контактов в Outlook с помощью замечательного инструмента
- Разделите группу контактов с помощью встроенной функции Outlook
- Легко разбить группу контактов с помощью Kutools for Outlook
- Поделиться группой контактов в Outlook
- Сохранить группу контактов в Outlook
Создать группу контактов в Outlook

Вы можете столкнуться с ситуациями, когда вам нужно отправить массовое электронное письмо членам компании или рабочей группы по деловым причинам. Или вам может потребоваться отправить праздничную открытку всем членам вашей семьи и вашим друзьям. В таких случаях создание группы контактов сэкономит массу времени, отправляя электронные письма одно за другим. Здесь наши ExtendOffice команда перечислила методы для создания групп контактов из ваших контактов Outlook, адресной книги и данных в Excel, в текстовой или текстовой форме, а также для создания групп для отправителей или получателей в ваших почтовых ящиках в Outlook.

Создайте группу контактов из контактов Outlook или адресной книги

1. Нажмите Люди or Контакты на панели навигации в Outlook.

2. Под вкладкой Главная, нажмите Новая контактная группа в группе Новинки.

3. в Контактная группа в окне назовите группу контактов в Имя и фамилия поле.

4. Нажмите Добавить участников в группе Участники, выберите Из контактов Outlook or Из адресной книги в раскрывающемся списке в соответствии с вашими потребностями. (Если вы хотите добавить только один контакт в данный момент и которого нет в ваших контактах или адресной книге Outlook, выберите Новый адрес электронной почты.)

5. в Выберите участников диалоговом окне, чтобы выбрать несколько несмежных контактов, удерживайте Ctrl нажмите клавишу, а затем щелкните контакты один за другим; чтобы выбрать несколько смежных контактов, щелкните первый контакт, затем удерживайте Shift и выберите последний.

6. Нажмите Участники кнопку в нижнем левом углу диалогового окна, чтобы добавить все выбранные контакты в Участники поле, а затем щелкните OK.

7. в Контактная группа окна, нажмите Сохранить и закрыть.

Создайте группу контактов из данных в Excel, Word или других приложениях

Допустим, вы получили список адресов электронной почты в электронной таблице Excel, документе Word или других приложениях, как показано выше. Чтобы массово добавить адреса в группу контактов в Outlook, сделайте следующее:

1. Нажмите Люди or Контакты на панели навигации в Outlook.

2. Под вкладкой Главная, нажмите Новая контактная группа в группе Новинки.

3. в Контактная группа в окне назовите группу контактов в Имя и фамилия поле.

4. Нажмите Добавить участников в группе Участники, выберите Из контактов Outlook.

5. Скопируйте данные в электронную таблицу Excel или документ Word.

6. в Выбрать Участники диалоговом окне вставьте данные в Участники поле, а затем щелкните OK.

7. в Контактная группа окна, нажмите Сохранить и закрыть.

√ Примечание: каждый адрес электронной почты должен быть разделен точкой с запятой или знаком абзаца (одно имя и адрес в каждой строке). Если имя отсутствует, адрес будет использоваться для отображаемого имени в группе контактов.

Создайте группу контактов для получателей или отправителей в своем почтовом ящике

Если вы хотите добавить всех получателей и отправителей письма или нескольких писем в группу контактов, или если вы хотите сгруппировать некоторых отправителей или получателей в своем почтовом ящике, вы можете использовать Добавить в группу featur е из Kutools для Outlook , удобная надстройка для Outlook, разработанная нашей командой. Он быстро создаст контактную группу в соответствии с вашими потребностями.

1. Выберите письма с получателями или отправителями, которых вы хотите добавить в группу контактов.

2. К Кутулс Плюс в Контакты группу, нажмите Добавить в группу.

3. в Добавить получателей в группы контактов диалоговое окно, выберите Всё, Все отправители или Все получатели на Объем выпадающий список. Будут отмечены флажки рядом с адресами электронной почты, отвечающими этому условию.

4. В правой части диалогового окна выберите группы контактов, в которые вы хотите добавить адреса; Или вы можете создать новую группу контактов, нажав Новая контактная группа, затем установите флажок рядом с ним. Нажмите OK.

Если у вас не установлена надстройка Outlook, Нажмите здесь, чтобы скачать. Или вы можете использовать более неуклюжий способ: скопируйте адреса отправителей получателей, которых вы хотите добавить в группу контактов, а затем вставьте их в Участники поле в Выберите участников чат. Для получения дополнительной информации, пожалуйста, обратитесь к 4-7 шагам создание группы контактов из контактов Outlook или адресной книги.

Редактировать группу контактов в Outlook

Бывают случаи, когда нам нужно отредактировать наши контактные группы: в вашей компании происходят кадровые изменения, коллеги и проекты приходят и уходят, поэтому вам нужно добавить или удалить некоторых участников; Члены контактной группы как бы смешаны, поэтому вы хотите разбить группу на две или более группы; Два отдела объединились, поэтому вам нужно объединить две контактные группы ……

Прежде чем мы это сделаем, нам нужно найти, где находятся группы:

Если ты видишь Почта, пожалуйста, нажмите Адресная книга в группе Найдите под вкладкой Главная, а затем найдите группу во всплывающем диалоговом окне; Если вы перешли на Люди or Контакты на панели навигации в Outlook, вы можете найти группу в списке контактов, набрав ее имя в поле поиска над списком.

После того, как вы найдете группу контактов, дважды щелкните ее имя, чтобы открыть Контактная группа окно. Теперь найдите методы, перечисленные ниже, которые соответствуют вашим потребностям для следующего шага.

Добавление или удаление участников из контактной группы

• Чтобы удалить участников из контактной группы, выберите участников в открытом Контактная группа сначала окно, затем щелкните Удалить участника особенность в группе Участники. Нажмите Сохранить и закрыть в группе Действия.

Разделить группу контактов в Outlook

Здесь мы перечислили два способа разделить группу контактов в Outlook: один — с собственной функцией, другой — с помощью Разделить на группу контактов особенность Kutools для Outlook.

• Вылил контактную группу в Outlook путем копирования и удаления

Допустим, вам нужно разделить контактную группу на две. Пожалуйста, следуйте инструкциям ниже:

1. На Люди or Контакты найдите группу контактов, которую хотите отредактировать.

2. Щелкните правой кнопкой мыши (не отпускайте) группу и перетащите ее немного выше или ниже, отпустите кнопку мыши, вы увидите короткое всплывающее меню, как показано на скриншоте ниже, щелкните Копировать. В списке появятся две одинаковые группы контактов.

>>>

3. Дважды щелкните, чтобы открыть обе группы, измените названия групп по своему усмотрению, например, ExtendOffice1 и ExtendOffice2. Затем удалите, скажем, имя 8-15 в ExtendOffice1 и назовите 1-7 в ExtendOffice2.

4. К настоящему времени у вас будут две новые группы контактов меньшего размера, щелкните Сохранить и закрыть.

• Легко разделите группу контактов в Outlook с помощью замечательного инструмента.

Или если вы установили наши Kutools для Outlook на вашем компьютере, чтобы разделить группу контактов, выполните следующие действия:

1. Выберите группу контактов, которую хотите разделить (здесь я выбрал группу с именем ExtendOffice тест 1 например).

2. Перейдите на вкладку Кутулс Плюс, найти Контакты группа в ленте Контакты, наведите на Разделить на группу контактов в раскрывающемся списке.

3. в Разделить на группу контактов в окне установите флажки рядом с членами группы, которых вы хотите переместить в новую группу контактов, нажмите Ok.

4. Назовите новую группу во всплывающем диалоговом окне, щелкните OK.

5. Две разделенные группы контактов появятся в списке контактов. Вы можете свободно открывать группы для просмотра их участников.

Разбейте группу контактов и добавьте ее участников в качестве контактов в Outlook

Чтобы разбить или, как мы говорим, удалить группу контактов в Outlook, вы можете просто перейти к Люди or Контакты страницу и щелкните правой кнопкой мыши группу, которую хотите удалить, и щелкните Удалить во всплывающем меню. Но если вы хотите добавить всех его участников в качестве отдельных контактов Outlook одновременно, проверьте два подхода, которые мы перечислили ниже:

• Разбейте контактную группу с помощью встроенной функции Outlook.

1. Дважды щелкните, чтобы открыть группу контактов в списке контактов.

2. Дважды щелкните участника, которого хотите добавить в список контактов.

3. Нажмите кнопку с тремя точками, чтобы просмотреть дополнительные параметры, а затем нажмите Добавить в Outlook Контакты.

4. Во всплывающем окне Контакты в окне вы можете добавить дополнительную информацию, если вам нужно, затем нажмите Сохранить и закрыть.

5. Повторите шаги 2–4, чтобы добавить всех участников.

6. Вернитесь к Люди or Контакты view, чтобы удалить группу контактов.

Метод подходит для групп, состоящих всего из нескольких членов. Если группа состоит из большого количества участников, метод будет тратить слишком много времени. В этом случае проверьте Ломать функция Kutools for Outlook ниже.

• Легко разбить группу контактов с помощью Kutools for Outlook.

1. Выберите группу контактов, которую вы хотите разбить.

2. Перейдите на вкладку Кутулс Плюс, нажмите Контакты группы > Ломать.

3. в Ломать окна, нажмите Всё чтобы установить все флажки, затем нажмите Ok.

4. Появится диалоговое окно с запросом Вы хотите разбить эту группу контактов на отдельные контакты? Нажмите Да.

5. Все ее участники теперь добавлены в ваш список контактов, и группа контактов одновременно удаляется.

√ Примечание: если вы хотите добавить только некоторых из его участников в свой список контактов, установите флажки рядом с конкретными участниками, нажмите Ok чтобы добавить их в список при удалении из группы. Группа, содержащая участников, которых вы не проверили, все равно будет существовать.

Объединение групп контактов в одну в Outlook

Для объединения двух или более групп контактов в одну новую группу. Пожалуйста, следуйте инструкциям ниже:

2. Нажмите Добавить участников в группе Участники, выберите Из контактов Outlook.

3. в Выберите участников В диалоговом окне выберите группы контактов, которые вы хотите объединить.

4. Нажмите Участники в нижнем левом углу диалогового окна, а затем щелкните OK.

5. в Контактная группа окна, нажмите Сохранить и закрыть.

√ Примечание: описанный выше метод очень простой и быстрый. Однако группа, которую вы создали таким образом, похожа на большую группу, состоящую из нескольких маленьких, это не так удобно, когда вам нужно редактировать участников группы. Потому что вам придется открывать каждую небольшую группу для редактирования. Чтобы объединить несколько групп контактов и добавить только членов группы в одну группу. пожалуйста, проверьте Как объединить или объединить списки рассылки в Outlook?

Отправить электронное письмо контактной группе в Outlook

Чтобы отправить электронное письмо одной или нескольким группам контактов в Outlook, выполните следующие действия:

1. В режиме просмотра почты щелкните Новый E-mail чтобы начать новое сообщение.

2. в Для . в поле введите имя контактной группы. Outlook покажет потенциальные совпадения из вашего списка контактов, как показано на рисунке ниже. Если вы не хотите, чтобы получатели видели друг друга, введите название группы в поле Скрытая копия . поле. (Если поле не отображается в окне сообщения, перейдите к Опции Вкладка, а затем нажмите кнопку Bcc в группе Показать поля.)

Если вы не помните название группы, вы можете нажать Для . для открытия Выберите имена окно для просмотра всех ваших контактов в списке контактов. Выберите группы, которым вы хотите отправить сообщение, затем нажмите к, Cc или Bcc как вам нужно. Имена групп отобразятся в соответствующем поле. (Я нажал к в качестве примера.) Затем нажмите OK.

3. Введите тему и текст сообщения электронной почты. Нажмите Отправить после того, как вы закончите печатать.

Поделиться и сохранить группу контактов в Outlook

Возможно, вам потребуется отправить группу контактов по работе новому сотруднику или поделиться группой по интересам с друзьями; вы также можете получить контактную группу, которой поделились другие. В этой части мы поговорим о том, как предоставить общий доступ к группе контактов и как сохранить группу контактов, отправленную другими пользователями в Outlook.

Поделиться группой контактов в Outlook

• Вы можете включить группу в сообщение электронной почты и отправить его другим:

1. В режиме просмотра почты щелкните Новый E-mail для создания нового сообщения. А Текст обращения появится всплывающее окно. Отрегулируйте размер окна, переместите его рядом с окном Outlook, чтобы оба окна были видны одновременно.

2. Нажмите Люди or Контакты на панели навигации в окне Outlook.

3. Найдите группу контактов, которой вы хотите поделиться, и перетащите ее в тело сообщения как вложение в Текст обращения окно.

4. Заполните информацию в Текст обращения окно, как вам нужно, затем щелкните Отправить чтобы поделиться контактной группой.

• Вы также можете вставить группу контактов как вложение вместо того, чтобы перетаскивать ее в тело сообщения:

1. в Почта просмотр, нажмите Новый E-mail для создания нового сообщения.

2. Перейдите на вкладку Вставить во всплывающем окне Текст обращения окно, найдите Включают группу, нажмите Элемент Outlook.

3. в Вставить элемент в диалоговом окне выберите папку «Контакты» в определенном почтовом ящике, чтобы отобразить все контакты и группы контактов в этом почтовом ящике. пункты коробка. Теперь вы можете найти и выбрать группу контактов, а затем нажать OK чтобы вставить его как вложение.

4. Заполните информацию в Текст обращения окно, как вам нужно, затем щелкните Отправить чтобы поделиться контактной группой.

Сохранить группу контактов в Outlook

Чтобы сохранить группу контактов, которой поделились другие пользователи, в сообщении электронной почты:

1. Откройте сообщение, содержащее вложение контактной группы.

2. Перетащите вложение на панель навигации и отпустите его. Люди or Контакты.

Это самый простой подход, вы можете нажать Люди or Контакты чтобы проверить только что сохраненную группу.

Создание группы в Outlook 2019

По своей сути, группа “Microsoft 365” отлична от группы контактов (ранее данная сущность носила название “список рассылки”). Группа контактов является набором email-адресов, посредством которого возможно приглашение на встречу сразу всем необходимым получателям или отправка сообщения.

Чтобы создать группу в инфо-ассистенте Outlook 2019, выполните следующую последовательность действий:
1. Открыть Outlook для среды Windows.
2. Перейдя на вкладку “Главная”, воспользуйтесь иконкой “Создать группу”.
Замечание: Если на ленте отсутствует кнопка “Создать группу”, вероятно, ИТ-администраторы не активировали в почтовом клиенте Outlook функцию поддержки групп для организации. Попросите одного из специалистов разрешить данную проблему.
1. Заполните соответствующие, необходимые данные о группе:
- Имя группы. Придумайте название группы, которое отражает ее суть.
После того, как имя будет введено, понадобится дополнительно задать адрес электронной почты. Надпись “Недоступно” значит, что это имя уже кем-то занято и нужно придумать какой-нибудь другой имейл. Также стоит учесть, что после ввода имени группы изменить ее название не представляется возможным.
- Описание. Если это необходимо, введите описание, которое позволит другим пользователям ближе понять предназначение и функциональные особенности группы. Текст, введенный в описании группы, будет отображаться в приветственном сообщении в то время, как в искомую группу первоначально будут добавляться новые пользователи.
- Классификация. Выберите искомую классификацию. Предлагаемые параметры и их разнообразие зависит от привилегий и настроек, заданных вашим предприятием или организацией.
- Конфиденциальность. По умолчанию все группы изначально создаются как личные. Это говорит о том, что лишь утвержденные сотрудники вашего предприятия могут ближе ознакомиться с содержанием группы. Другие пользователи, не прошедшие стадию подтверждения в вашем предприятии, не смогут воочию увидеть, кто является членом и в чем основное предназначение искомой группы.
1. Для создания группы, содержимое которой могут просматривать исключительно ее участники и для присоединения к которой понадобится утверждение, стоит выбрать тип “Частная”.
2. Для создания группы, где любой сотрудник организации может стать ее членом и просмотреть ее содержимое, стоит выбрать категорию “Общедоступная”.
- Отправить все события и беседы группы участникам в папку “Входящие”. Если это необходимо, выставьте эту галочку, в результате чего участники группы смогут просматривать все события и беседы группы в персональном почтовом ящике, без перехода в отдельные рабочие области группы. Участники группы будут иметь возможность изменить данную настройку для личных почтовых ящиков.
- Для завершения процедуры создания группы воспользуйтесь кнопкой “Создать”.
Как добавить в группу Outlook ее участников?

Когда группа будет создана, пришло время добавить в нее участников. Любой участник группы может пригласить в группу других пользователей, однако лишь владелец группы обладает необходимыми привилегиями для их удаления. Как правило, владельцем группы является тот пользователь, который и создал ее, однако эта роль может быть передана и другим участникам группы.

Контакты в Outlook: наводим порядок

Laura Spencer Last updated Jan 26, 2018

Russian (Pусский) translation by Yuri Yuriev (you can also view the original English article)

Бизнес держится на связях. Потерянная контактная информация означает упущенную сделку. У вас не будет клиентов, если вы не знаете, как до них добраться. В Microsoft Outlook список контактов размещается как можно ближе к электронной почте.

Если вы знаете, как обращаться со списком контактов MS Outlook, вы сможете многое. Можно обмениваться ими с другими пользователями электронной почты, отправлять групповые сообщения. Пользуйтесь возможностями Outlook для организации своей работы.

В этом уроке вы узнаете, как добавить контакты в Outlook и как создать контактную группу в Outlook. Рассмотрим полезные функции, такие, как создание группы контактов в Outlook. Давайте начнём.

Важность ваших контактов из Microsoft Outlook

Контакты в MS Outlook бывают частные и деловые. Для постоянной связи Outlook позволяет сохранять адреса прямо внутри вашей электронной почты.

Каждая запись в адресной книге электронной почты является контактом. Бизнесмену и каждому, кто пользуется email, удобнее иметь адресные книги в Интернете. Тогда вы их точно не потеряете.

Для поиска в Outlook щёлкните значок Address Book (в виде раскрытой книги) справа от вкладки Home. В диалоговом окне Address Book: Contacts появится основная информация о контакте:

Информация о контакте в окне Address Book: Contacts.

Ваша адресная книга по умолчанию — Contacts – [Your Email Address], но можно создавать и дополнительные адресные книги.

Чтобы найти более подробную информацию о контакте, дважды щёлкните его имя, чтобы открыть карточку контакта:

Детальная информация в карточке контакта MS Outlook.

Как видите, карточка содержит не только адрес электронной почты вашего контакта. Помимо возможности хранить до трёх адресов, есть поля для ввода следующей информации:
- Место работы
- Адрес веб-страниц
- IM адреса
- Телефонные номера (рабочий, домашний, факс, мобильный и прочие)
- Адреса (до трёх физических адресов на контакт)
Можно прикрепить изображение к карточке контакта, если у вас оно есть. Кроме того, есть поле Notes для дополнительной информации.

Адресная книга Outlook позволяет не только хранить и находить контактную информацию, но использовать её для отправки коллективных писем с помощью контактных групп. Подробнее о Microsoft Outlook читайте в пособиях:

Полезные советы для работы с Email

Прежде чем мы поговорим о работе в MS Outlook, не забудьте подписаться на рассылку Tuts + Business и получить нашу бесплатную eBook: The Ultimate Guide to Inbox Zero Mastery. В книге описаны принципы организации входящих сообщений и даны подсказки по управлению ими.

Теперь перейдём к созданию контактов и контактных групп в MS Outlook:

1. Занесение нового контакта в MS Outlook

Осознавая важность адресной книги Outlook, вы готовы организовать свой список контактов. Существуют два основных метода добавления контактов в Outlook:
1. из адресной книги
2. из электронной почты
Разберём каждый из них.

Шаг 1. Как добавить контакты в Outlook из адресной книги

Этот метод удобен, если вы хотите добавить к своим контактам в MS Outlook визитные карточки. Иметь аккуратно организованную информацию о контактах в почтовом ящике гораздо удобней, чем хранить стопки карточек, которые могут быть случайно потеряны.

Для начала откройте адресную книгу в MS Outlook и щелкните правой кнопкой мыши в любом месте. Появится всплывающее меню:

Нажмите New Entry для добавления нового контакта в свою адресную книгу.

Выбор опции New Entry. Диалоговое окно New Entry:

Добавление контакта или новой группы контактов из диалогового окна New Entry.

Выберите параметр New Contact и нажмите OK. Вы увидите пустую карточку Contact Card:

В карточке можно хранить разнообразную информацию о каждом контакте в адресной книге Outlook.

Заполните каждое поле контакта соответствующей информацией.

Щёлкнув по стрелке справа, вы можете дописать информацию. В приведенном ниже примере есть три типа адресов, которые вы можете добавить в карточку контакта:

Вы можете хранить несколько адресов для каждого контакта.

Заполнив поля, выберите Save & New сохраните контакт и продолжайте заполнение адресной книги. Или, выбрав Save & Delete, вернитесь в Address Book:Contacts.

Шаг 2. Как добавить контакты в Outlook из Email

Получив письмо от нового контакта, информацию о нём легко сохранить в адресной книге MS Outlook. Начните с сообщения, которое содержит контактную информацию:

Вы можете сохранить контактную информацию из писем, полученных в Outlook.

По щелчку правой кнопкой мыши на адрес отправителя, появляется всплывающее меню:

Командой Add to Outlook Contacts добавляется новый контакт из электронной почты.

Выберите Add to Outlook Contacts. Открывается контактная карта с уже заполненным именем отправителя и адресом. Если у вас есть дополнительная информация об этом контакте, добавьте её в карточку.

Заполнив, нажмите Save & Close или Save & New, чтобы сохранить контакт в адресной книге.

Шаг 3. Как добавить изображение

Если хотите, вы можете добавить изображение или логотип. Откройте карточку контакта человека, чьё изображение вы хотите добавить. Нажмите значок Add Contact Picture справа от имени пользователя. Откроется окно браузера:

Можно добавить изображение в MS Outlook.

Перейдите к файлу с изображением, которое вы хотите добавить. Укажите на него и нажмите OK. Теперь выбранное изображение появится на карточке контакта:

Вы можете добавить фотографию или рисунок в карточку контакта MS Outlook.

Шаг 4. Как удалить контакт

Иногда требуется удалить контакт. Или информация устарела, или вам больше не понадобится.

К счастью, в Outlook это делается легко. Откройте окно Address Book: Contacts. Выберите имя контакта, который вы хотите удалить. Затем щелкните правой кнопкой мыши в любом месте. Появится всплывающее меню:

Выберите имя контакта в адресной книге и нажмите Delete.

Выберите Delete. Система запросит подтверждения:

Нажмите кнопку Yes, чтобы удалить выбранный контакт.

После нажатия Yes контакт будет удалён из адресной книги MS Outlook.

3. Создание группы контактов

Если вам нужно отправить сообщение нескольким людям, контактная группа сэкономит время для отправки письма всем членам вашей группы. Используя контактную группу, вы можете быть уверены, что все получили одну и ту же информацию. Исключается риск забыть отправить электронное письмо, если отправлять его каждому по отдельности.

(Примечание: Эта опция известна как the Distribution List в ранних версиях Outlook.)

Рассмотрим эту возможность внимательнее.

Шаг 1. Как создать группу контактов в Outlook

Откройте окно People. Нажмите на три точки в нижнем левом углу MS Outlook. Появится всплывающее меню Navigation Options:

Выбор опции People в меню Navigation.

Во всплывающем меню выберите People. Окно People содержит весь список ваших контактов:

Вы увидите полный список контактов Outlook в окне People.

Нажмите New Contact Group в Ribbon. Появится пустое окно Contact Group:

Окно Contact Group для создания группы контактов.

Введите в поле Name имя для группы, которую вы хотите создать. Теперь, когда вы создали новую группу контактов, можно начать добавлять адреса.

Шаг 2. Как добавить адреса в контактную группу Outlook

В открытом окне Contact Group нажмите значок Add Member на ленте. Появится всплывающее меню:

Выбор участников группы Outlook из контактов Outlook, адресной книги или электронной почты.

Имеется возможность выбора адресов из существующих контактов Outlook, из адресной книги или электронной почты.

При нажатии From Outlook Contacts или From Address Book, отобразится окно Select Members: Contacts. Вы можете выбрать имя контакта.

Для примера возьмём вариант New E-mail Contact. Вместо полной карточки контакта появляется диалоговое окно Add New Member:

Окно Add New Member для добавления контакта в группу Outlook.

Введите имя и адрес контакта, который вы хотите добавить в группу. Обратите внимание, что по умолчанию стоит флажок Add to Contacts. Если его убрать, контакт будет добавлен в вашу новую группу контактов, но не в адресную книгу. Это может пригодиться, если вам нужна связь с этим человеком только в составе группы.

После ввода информации нажмите OK. Контакт в группу добавлен. Дополняйте в группу столько контактов, сколько понадобится.

По окончании работы щёлкните значок Save & Close в верхнем левом углу окна Contact Group.

Шаг 3. Как использовать контактную группу

Для отправки сообщения членам вашей контактной группы введите её имя в поле To. Нажмите кнопку Send. Сообщение будет отправлено всем, кто указан в списке:

Укажите имя контактной группы в поле To нового сообщения, чтобы отправить его всем её членам.

Шаг 4. Как переименовать группу

Имя группы контактов можно изменить. Например, после завершения одного проекта и перехода к другому, вы можете переименовать свою группу контактов.

Для этого откройте выпадающее окно Navigation и выберите People:

Опция People в меню Navigation для доступа к окну Contacts.

Появится окно Contacts:

Имя группы контактов в верхней части окна Contacts.

Имя группы отображается в верхней части списка контактов (рядом с значком людей). Нажмите туда, чтобы выбрать. Дважды щёлкните мышью на группе контактов и откройте окно Contact Group:

Вы можете переименовать существующую группу контактов.

Запишите новое имя в поле Name. Закончив, кликните по иконке Update Now. Для сохранения изменений и выхода, нажмите Save & Close.

Шаг 5. Как поменять адреса в контактной группе MS Outlook

Списки адресов часто требуют изменений. Электронная почта Outlook поможет вам идти в ногу со временем.

Состав участников контактной группы меняется в окне Contact Group . Вы можете указать новые адреса или удалить ненужные. Откройте Contact Group window:

Изменение адресов в группе контактов

Начнем с добавления нового участника. Дважды щёлкните значок Add Members в ленте. Можно добавить участника из списка контактов Outlook, адресной книги или ввести новый контакт электронной почты. По окончании нажмите на значок Update Now в Ribbon.

Чтобы удалить участника из группы контактов, щёлкните его имя. Затем нажмите значок Remove Member в Ribbon. Информация участника удаляется из контактной группы. (Однако, не из списка контактов электронной почты Outlook.)

После внесения изменений и выхода из окна нажмите значок Save & Close слева в Ribbon.

Шаг 6. Как удалить контактную группу

Время от времени требуется полностью удалить контактную группу. Возможно, вам больше не нужно связываться с её членами.

Для удаления группы из электронной почты MS Outlook откройте окно Contacts. Имена групп отображаются в верхней части списка.

Щёлкните по имени группы, которую вы хотите удалить. Нажмите значок Delete (выглядит как X) в Ribbon. Ваша контактная группа удалена.

4. Поделиться контактной информацией и контактными группами

В Outlook можно сэкономить время, когда нужно поделиться контактной информацией с другими пользователями MS Outlook, через Microsoft OneNote. В Outlook вы можете обмениваться контактами в OneNote с другими пользователями Outlook.

OneNote — приложение для заметок в составе Microsoft Office. Чтобы узнать больше об OneNote, просмотрите этот учебник:

Шаг 1. Как отправить контактную информацию в OneNote

Откройте окно Contacts. Выберите адрес и кликните по иконке OneNote в Ribbon. Появится диалог Select Location в OneNote:

Вы можете поделиться контактной информацией Outlook в Microsoft OneNote.

Разверните опцию My Notebook и выберите блокнот OneNote для сохранения адреса. Нажмите OK. Ваша информация добавляется в OneNote в выбранный вами блокнот:

Контактная информация Microsoft Outlook внесена в OneNote.

Примечание. Можно обмениваться информацией о контактной карточке Outlook с OneNote.

Шаг 2. Как отправить контакт или группу контактов в Outlook

Если кому-то понадобилась ваша контактная информация или даже ваша контактная группа, вы можете сделать это быстро и легко через электронную почту Outlook.

Откройте окно Contacts. Нажмите на элемент Outlook для выбора. Это может быть контактной группой или индивидуальным адресом. В этом примере я показываю, как разделить контактную группу в Outlook.

Нажмите Forward Contact на ленте, чтобы открыть всплывающее меню:

Вы можете пересылать адрес из Outlook или информацию о группе кому угодно.

Примечание. Группы контактов могут быть отосланы только в качестве контакта Outlook. Индивидуальные адреса могут быть перенаправлены либо в виде контакта Outlook, либо визитной карточки.

Выберите опцию формата элемента. Откроется окно Compose с уже прикрепленным элементом контакта:

Информация о контактной группе Outlook прилагается к электронной почте.

Введите адрес человека, которому вы хотите отправить информацию. Также неплохо написать текст сообщения, чтобы ваше послание не попало в папку спама. Когда всё будет готово, нажмите кнопку Send.

Практика использования ваших контактных групп

После занесения контактов в Outlook и организации их в группы вы обнаружите, что для них в Outlook существует много применений. Вот лишь несколько идей:
1. Новости проекта. Если вам нужно отправить информацию всем участникам, контактные группы — отличный инструмент. Убедитесь, что все члены команды указаны на нужной странице.
2. Встречи. Наряду с другими способами, отправка уведомления о встрече по электронной почте через контактную группу позволяет добавлять вложения и другие данные.
3. Объявления. Если по работе требуется делать объявления в масштабе всей компании, групповое электронное письмо, отправленное с использованием списка контактов, будет прочитано.
4. Уведомления и предупреждения. Если вам необходимо предупредить клиентов об обновлении программного обеспечения или других системных изменениях, список контактов гарантирует, что ваше сообщение достигнет нужных людей.
5. Общественные мероприятия. Контактные группы помогают в организации общественных мероприятий: вечеринок, встреч, спортивных турниров.
Использование группы для отправки сообщения нескольким лицам практично и рационально. Как только вы научитесь пользоваться контактными группами, то сможете подумать о своих собственных уникальных целях.

Организуйте свою электронную почту с Inbox Management

Содержите свой почтовый ящик MS Outlook в порядке, следуя методам управления электронной почтой. Узнайте о них reduce your email inbox clutter with our free eBook:

Заключение

Теперь, когда вы знаете, как добавлять контакты в Outlook и как организовать их в группы, вы готовы в полной мере использовать MS Outlook в своей деловой и личной жизни. Начните сегодня с создания контактной группы в Outlook.

Как вы используете контакты Outlook в своем бизнесе? Используете ли вы контактные группы MS Outlook? Поделитесь своими мыслями (или советами) в комментариях ниже.
Похожие публикации: